Chuyển từ sổ, Excel sang phần mềm khách sạn: lộ trình 5 bước

Nội dung bài viết

Chủ một khách sạn nhỏ quyết định bỏ sổ, dùng phần mềm. Thứ Hai cài xong. Thứ Ba lễ tân ca sáng quen tay ghi sổ, quên nhập máy. Thứ Tư ca chiều nhập máy nhưng không ghi sổ. Thứ Năm có khách đặt từ tuần trước tới, không ai tìm thấy đơn ở đâu. Thứ Sáu, cả quầy quay lại cuốn sổ cũ.

Phần mềm không hỏng. Nhân viên cũng không lười. Thứ hỏng là cách chuyển. Chuyển kiểu "hôm nay bỏ sổ, mai dùng máy" thì gần như chắc chắn vấp, vì ai cũng đang làm hai việc cùng lúc: phục vụ khách và học cái mới.

Bài này đưa ra một lộ trình năm bước. Trọng tâm là một giai đoạn gọi là "tuần hai sổ": sổ cũ và phần mềm chạy song song, mỗi tối so với nhau, đến khi khớp mới cất sổ.

Trả lời nhanh: Khách sạn nhỏ chuyển từ sổ và Excel sang phần mềm nên đi năm bước: gom dữ liệu (phòng, bảng giá, nhân viên, đặt phòng tương lai, số dư quỹ), chọn ngày chuyển và cài đặt, đào tạo theo từng ca bằng tình huống thật, chạy song song "tuần hai sổ", rồi đối soát tuần đầu và cất sổ khi số liệu đã khớp. Đừng chuyển vào mùa cao điểm.

Trước khi bắt đầu: vì sao phải có lộ trình

Chủ khách sạn nhỏ thường nghĩ chuyển sang phần mềm là việc của nhà cung cấp. Họ cài, họ dạy, mình dùng. Thực tế, phần khó nhất lại nằm ở phía mình: dữ liệu của mình, nhân viên của mình, thói quen của mình.

Nếu chưa rõ phần mềm sẽ giúp được những gì, bạn có thể đọc trước bài lợi ích của phần mềm quản lý với khách sạn nhỏ. Còn nếu đang so sánh nhiều nơi, có thể xem qua những phần mềm quản lý khách sạn đáng cân nhắc. Bài này giả định bạn đã chọn xong, giờ chỉ lo chuyển cho êm.

Bước 1: Gom dữ liệu trước ngày cài

Dữ liệu càng gọn, ngày cài càng nhanh. Hãy chuẩn bị sáu thứ, mỗi thứ một trang hoặc một tệp Excel:

1. Danh sách phòng: số phòng, tầng, hạng phòng, giường, ghi chú (cửa sổ, bồn tắm).
2. Bảng giá: theo đêm, theo giờ nếu có, giá cuối tuần, giờ thêm. Kèm vài phiếu tính tiền thật đã thu, để sau này nhập xong còn so xem phần mềm tính có ra đúng không.
3. Nhân viên và vai trò: ai là lễ tân, ai dọn phòng, ai được xem doanh thu, ai được sửa giá.
4. Đặt phòng tương lai: mọi khách đã đặt, đã cọc từ hôm nay trở đi. Đây là phần dễ sót nhất.
5. Khách cũ nếu muốn giữ: tên, số điện thoại, ghi chú.
6. Số dư quỹ tiền mặt ở két vào ngày chuyển.

Ai làm việc này? Chủ hoặc quản lý, không giao cho lễ tân đang trực. Sau bước này, bạn có một bộ hồ sơ gọn để đưa cho bên cài đặt.

Bước 2: Chọn ngày chuyển và cài đặt

Ngày chuyển nên rơi vào đầu tuần, ngoài mùa cao điểm, lúc ít khách nhất. Tránh ngày lễ, tránh ngày có đoàn lớn.

Hỏi nhà cung cấp ba câu trước khi chốt ngày:

• Cài mất bao lâu, có phải dừng nhận khách không?
• Dữ liệu từ Excel nhập vào thế nào, ai nhập?
• Đêm đầu tiên có sự cố thì gọi ai?

Lấy ví dụ ở Khachsanso: mỗi khách sạn có một bản cài riêng, và theo quy trình cài đặt một ngày thì việc cài thường xong trong 1 ngày: buổi sáng khởi tạo bản riêng và nhập liệu, buổi chiều đào tạo nhân viên rồi chạy thử vài đặt phòng thật. Gói tiêu chuẩn dành cho cơ sở tối đa 25 phòng. Muốn xem các gói, có thể vào trang bảng giá của Khachsanso.

Dù dùng nơi nào, nguyên tắc vẫn vậy: cài xong trong ngày nhưng dùng thành thạo thì cần cả tuần. Đó là lý do có bước 4.

Bước 3: Đào tạo theo ca, bằng tình huống thật

Đừng gom cả nhà vào một buổi học dài. Mỗi ca có việc riêng, nên học riêng:

• Ca sáng: trả phòng, thu tiền, báo dọn phòng.
• Ca chiều: nhận phòng, giữ phòng chờ chuyển khoản, khai báo lưu trú.
• Ca đêm: nhận khách khuya, gia hạn, chốt quỹ cuối ngày.
• Người dọn phòng: nhận việc, báo dọn xong trên điện thoại.
• Chủ: xem doanh thu, sổ quỹ, duyệt chi.

Học bằng tình huống thật của nhà mình. Lấy chính phiếu tính tiền tuần trước, nhập lại trên máy, xem có ra đúng không. Lấy chính một khách đặt hai phòng, thử tách giấy tờ từng người.

Trước buổi học, cho nhân viên tự bấm thử trên tài khoản trình diễn để tập trước. Lúc vào học, họ đã biết nút nào ở đâu, chỉ còn hỏi chỗ chưa hiểu.

Bước 4: "Tuần hai sổ": chạy song song

Đây là bước quan trọng nhất, và cũng là bước hay bị bỏ qua nhất. Trong tuần đầu, mọi việc làm cả trên sổ cũ lẫn trên phần mềm.

Nghe thì tốn công. Nhưng nó cho bạn hai thứ: không mất đơn nào nếu ai đó quên nhập máy, và có cái để so mỗi tối.

Luật của "tuần hai sổ":

1. Phần mềm là sổ chính. Sổ giấy chỉ để đối chiếu. Có khác nhau thì sửa phần mềm cho đúng thực tế.
2. Mỗi tối, người chốt ca so hai bên: số phòng bán, số khách nhận, tiền mặt, chuyển khoản.
3. Ghi lại mọi chỗ lệch và lý do: quên nhập, nhập sai giá, chưa biết thao tác.
4. Chủ đọc danh sách lệch mỗi sáng, chỉ lại cho đúng người, đúng thao tác.

Sau vài ngày, danh sách lệch sẽ ngắn dần. Đó là dấu hiệu nhân viên đã quen tay.

Bước 5: Đối soát tuần đầu và cất sổ

Cuối tuần đầu, chủ ngồi đối soát một lần đầy đủ. Năm câu cần trả lời "có":

• Mọi đặt phòng tương lai đã có trên phần mềm?
• Tiền mặt cuối mỗi ca khớp giữa két và sổ quỹ trên máy?
• Mọi khoản chuyển khoản trong tuần đều gắn được với một đơn?
• Phiếu tính tiền theo giờ, theo đêm đều ra đúng như luật nhà mình?
• Mỗi ca đều đã tự làm được việc của ca mình, không cần gọi hỏi?

Nếu cả năm câu đều "có", cất sổ. Nếu còn câu "chưa", chạy song song thêm vài ngày, chỉ cho phần chưa khớp.

Cất sổ nghĩa là cất thật. Để sổ trên quầy thì người ta sẽ lại ghi vào sổ.

Những lỗi hay gặp khi chuyển

Chuyển chậm một tuần, dùng bền nhiều năm

Một tuần chạy song song nghe có vẻ chậm. Nhưng nó rẻ hơn rất nhiều so với việc bỏ ngang phần mềm rồi quay về sổ, và phải bắt đầu lại từ đầu vào năm sau. Nhớ trọng tâm: "tuần hai sổ", phần mềm là sổ chính, mỗi tối so một lần.

Đang tính bỏ sổ mà chưa biết bắt đầu từ đâu? Nhắn Zalo 0346 888 110, gửi kèm tệp Excel phòng và bảng giá đang dùng. Đội Khachsanso sẽ góp ý nên chuẩn bị thêm gì trước ngày chuyển nhé.