Tìm hiểu cơ cấu tổ chức khách sạn 2, 3, 4, 5 sao bạn nên biết

Nội dung bài viết

Cơ cấu tổ chức khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và quản lý hiệu quả hoạt động của khách sạn, đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Hiểu rõ cơ cấu tổ chức khách sạn 2, 3, 4, 5 sao sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách thức vận hành, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, từ đó có thể đánh giá tiềm năng phát triển và cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực khách sạn. 

Sơ đồ phòng ban tổ chức khách sạn

Cơ cấu tổ chức khách sạn 1 sao

Khách sạn 1 sao thường có quy mô nhỏ, nên cơ cấu tổ chức nhân sự khá đơn giản, chỉ bao gồm các vị trí chính như: Giám đốc/Quản lý, Nhân viên lễ tân và Nhân viên buồng phòng. Bếp và nhà hàng có thể có hoặc không, tùy thuộc vào mục đích kinh doanh và số lượng dịch vụ của mỗi khách sạn.

Cơ cấu tổ chức khách sạn 2 sao

Để được công nhận đạt chuẩn 2 sao, khách sạn phải có tối thiểu từ 20 đến 49 phòng lưu trú. Số lượng phòng càng nhiều thì cần nhiều bộ phận và nhân viên hơn. Các khách sạn tiêu chuẩn 2 sao có thể được tổ chức theo sơ đồ sau:

• Phòng Lễ tân
• Phòng Buồng phòng
• Phòng Nhà hàng
• Phòng Kế toán
• Phòng Kỹ thuật
• Phòng Nhân sự

Cơ cấu tổ chức khách sạn 3 sao

Khách sạn 3 sao thường có quy mô lớn hơn so với khách sạn 2 sao, với số lượng phòng lưu trú từ 50 đến 79 phòng. Với số phòng nhiều hơn, cơ cấu tổ chức của khách sạn 3 sao có tính chuyên môn hóa cao hơn, được chia thành các phòng ban và bộ phận rõ ràng, giúp quản lý và vận hành hiệu quả hơn.

Cụ thể, cơ cấu tổ chức của khách sạn 3 sao thường bao gồm các phòng ban chính như:

• Phòng lễ tân: Tiếp đón, hướng dẫn và phục vụ khách.
• Phòng buồng: Quản lý và bảo trì các phòng ở.
• Phòng nhà hàng/ăn uống: Cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách.
• Phòng kỹ thuật: Bảo trì và vận hành cơ sở hạ tầng, thiết bị của khách sạn.
• Phòng hành chính - nhân sự: Quản lý các vấn đề về nhân sự, tài chính và hành chính.

Cơ cấu tổ chức khách sạn cao cấp (4-5 sao)

Các khách sạn cao cấp thường có quy mô lớn, với nhiều phòng và dịch vụ đa dạng. Sơ đồ tổ chức của họ sẽ phức tạp hơn, bao gồm các phòng ban như:

• Phòng Lễ tân
• Phòng Buồng phòng 
• Phòng Nhà hàng
• Phòng Kế toán
• Phòng Nhân sự
• Phòng Tiếp thị & Bán hàng
• Phòng Quản lý chất lượng
• Phòng Kỹ thuật
• Phòng An ninh
• Phòng Hoạt động

Cơ cấu chi tiết tổ chức của khách sạn

Cơ cấu tổ chức của khách sạn được chia thành các phòng ban khác nhau, phụ thuộc vào quy mô và hạng sao của khách sạn. Khách sạn có quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ chức sẽ được phân chia thành nhiều phòng ban với nhiệm vụ cụ thể.

Tổng giám đốc

- Chịu trách nhiệm điều hành chung các hoạt động kinh doanh của khách sạn

- Báo cáo và cập nhật kế hoạch chiến lược với Ban Giám đốc

- Thu thập ý kiến từ Ban Giám đốc về hướng phát triển của công ty

Giám đốc điều hành

- Điều hành trực tiếp các hoạt động kinh doanh hằng ngày, bao gồm Marketing, quản lý ngân sách

- Đưa ra các chính sách và chiến lược khách sạn, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc

Bộ phận tiền sảnh

- Cung cấp thông tin về dịch vụ và hỗ trợ đặt/trả phòng cho khách

- Nắm vững đối tượng khách, nhu cầu của họ và hướng dẫn khách sử dụng trang thiết bị

- Thu thập ý kiến khách hàng và báo cáo cho trưởng bộ phận

Dưới đây là cách viết lại nội dung cấm trên mà không có sự trùng lặp:

Bộ phận buồng phòng

- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ lưu trú cho khách hàng.

- Quản lý, vận hành và bảo trì hệ thống trang thiết bị và tài sản trong phòng.

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị theo yêu cầu của khách hàng, tuân thủ quy định của khách sạn.

- Ghi chép và lưu trữ chính xác thông tin về việc sử dụng phòng, dịch vụ để phục vụ thanh toán.

- Quản lý, bảo quản và bàn giao lại đồ đạc, hành lý của khách hàng.

Bộ phận nhà hàng

- Chế biến đa dạng các món ăn để phục vụ khách hàng.

- Thường xuyên cập nhật, đổi mới thực đơn.

- Trang trí và setup phòng ăn, bàn tiệc.

Bộ phận kỹ thuật

- Đảm bảo máy móc, trang thiết bị của khách sạn hoạt động tốt.

- Sửa chữa, quản lý và giám sát các hệ thống kỹ thuật trong khách sạn.

Tôi hiểu rằng thông tin được cung cấp là nội dung cấm, và tôi sẽ cố gắng viết lại nội dung này mà không trùng lặp. Dưới đây là bản tóm tắt các chức năng và nhiệm vụ chính của các bộ phận trong khách sạn:

Bộ phận bảo vệ

- Chịu trách nhiệm duy trì an toàn và an ninh cho khách hàng, tài sản của khách sạn.

- Ghi lại thông tin giấy tờ tùy thân của khách và hỗ trợ vận chuyển hành lý.

Bộ phận kinh doanh

- Xây dựng và phát triển hình ảnh, thương hiệu của khách sạn.

- Nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường.

- Thực hiện các chương trình marketing được lãnh đạo phê duyệt.

- Quảng bá và xúc tiến sản phẩm, dịch vụ của khách sạn.

Bộ phận kế toán

- Theo dõi và quản lý các hoạt động tài chính của khách sạn.

- Nhận và thanh toán các khoản chi, lập báo cáo tài chính nội bộ.

- Tham mưu cho lãnh đạo về các chính sách thi đua, khen thưởng.

Bộ phận hành chính

- Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên.

- Quản lý các vấn đề liên quan đến tiền lương, chế độ, chính sách đối với nhân viên.

Mặc dù các bộ phận hoạt động độc lập, nhưng sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau là rất quan trọng để khách sạn vận hành hiệu quả.

Với những thông tin được cung cấp trong bài viết này, hy vọng bạn sẽ có được kiến thức toàn diện về cơ cấu tổ chức khách sạn 2, 3, 4, 5 sao, từ đó có thể đưa ra những lựa chọn phù hợp cho bản thân trong ngành du lịch dịch vụ.