Homestay nhiều cơ sở: tách gì, gom gì và phân quyền ra sao

Nội dung bài viết

Căn homestay thứ hai mở cửa được ba tuần. Hai căn cách nhau vài cây số, dùng chung một số tài khoản, một mã QR dán ở cả hai quầy, một nhóm Zalo cho tất cả nhân viên. Cuối tháng, quản lý căn hai nhắn: "Tiền phòng tối thứ Bảy của khách phòng 201 về chưa chị?" Chủ mở ứng dụng ngân hàng. Hôm đó cả hai căn đều có khách chuyển khoản. Không ai chắc khoản nào của căn nào.

Cùng tuần, người dọn căn một nhận nhầm lịch dọn của căn hai và chạy sang. Một bạn lễ tân đã nghỉ việc từ tháng trước vẫn còn trong nhóm Zalo, vẫn đọc được mật khẩu cửa cổng mỗi ngày.

Vậy vấn đề thực sự là gì? Không phải nhân viên ẩu. Vấn đề là chủ vẫn vận hành hai căn như đang có một căn. Bài này đề nghị một nguyên tắc: "tách để làm, gom để xem". Việc hằng ngày tách theo từng cơ sở. Số liệu để chủ ra quyết định thì gom về một chỗ.

Trả lời nhanh: Homestay từ một lên hai, ba cơ sở nên tách theo từng nơi: tài khoản ngân hàng và mã QR, sổ quỹ, báo cáo, lịch dọn, mã cửa cổng. Chủ thì cần một màn xem tổng và thông báo chia đúng người. Phân quyền theo nguyên tắc ai làm ở đâu thấy ở đó: quản lý chi nhánh chỉ thấy chi nhánh mình, người góp vốn chỉ xem, không sửa. Nhân viên nghỉ việc phải được khoá trong ngày.

Một phần mềm cho nhiều cơ sở, hay mỗi nơi một phần mềm?

Câu hỏi đầu tiên khi mở căn thứ hai thường là: dùng tiếp phần mềm cũ, hay cài thêm một bản cho căn mới?

Cách trả lời đơn giản nhất là nhìn vào ai là chủ:

• Cùng một chủ, cùng một nơi nhận tiền cuối cùng: dùng một phần mềm, khai nhiều cơ sở. Chủ xem được tổng mà không phải đăng nhập nhiều nơi.
• Mỗi cơ sở là một pháp nhân riêng, hoặc góp vốn với người khác theo từng căn: nên cài riêng từng bản để dữ liệu tách hẳn. Sau này chia lãi, tách cổ phần, bán lại một căn đều gọn.

Sai là chọn nửa vời: một phần mềm nhưng không khai cơ sở, mọi đơn trộn vào một danh sách như cuốn sổ chung.

Năm thứ phải tách theo từng cơ sở

"Tách để làm" nghĩa là người ở căn nào chỉ nhìn số liệu căn đó:

1. Tài khoản ngân hàng và mã QR. Mỗi cơ sở một tài khoản nhận tiền, một mã QR in riêng. Dùng QR theo mã đặt phòng còn tốt hơn: nội dung chuyển khoản mang mã đơn, nhìn là biết đơn nào, căn nào.
2. Sổ quỹ. Mỗi phiếu thu, phiếu chi phải ghi thuộc cơ sở nào. Cuối ca, quản lý căn hai chỉ đếm két căn hai.
3. Báo cáo. Doanh thu, công suất phòng (tỉ lệ phòng có khách), nguồn khách xem được theo từng căn. Căn nào bán chậm, chủ biết ngay.
4. Lịch dọn và người dọn. Mỗi căn một nhóm dọn, lịch dọn của căn nào chỉ hiện cho người căn đó.
5. Khai báo lưu trú. Mỗi địa chỉ lưu trú là một nơi khai báo. Danh sách khách phải tách theo căn, đúng địa chỉ khách đang ở.

Ở phần mềm Khachsanso, mỗi cơ sở có địa chỉ, ảnh, tài khoản ngân hàng và QR riêng. Sổ quỹ lọc được theo ca và theo cơ sở. Tiền về từ cổng thanh toán có báo tiền về tự động thì tự vào sổ của đúng đơn. Cách đối chiếu chi tiết có trong bài đối chiếu sổ quỹ với tiền về từ cổng thanh toán.

Những thứ nên gom về cho chủ

"Gom để xem" là nửa còn lại. Chủ có hai, ba căn không thể mở từng căn ra xem mỗi tối. Ba thứ nên gom:

• Một màn tổng quan: doanh thu hôm nay, phòng nào đang có khách, việc gì đang chờ xử lý, cộng cả các căn. Muốn xem riêng thì lọc theo căn.
• Một bộ báo cáo chung: so được căn này với căn kia trên cùng một bảng, cùng một kỳ.
• Thông báo chia đúng người: chủ nhận việc quan trọng của mọi căn; quản lý mỗi căn chỉ nhận việc căn mình.

Thông báo là chỗ hay làm sai. Gom hết vào một nhóm thì chủ bị ngập tin, quản lý đọc cả chuyện căn khác. Phần mềm Khachsanso gửi về Telegram hàng chục loại sự kiện, có chia nhóm để mỗi người nhận đúng phần của mình. Gợi ý nên bật gì cho ai có trong bài chia thông báo Telegram cho đúng người ở từng cơ sở.

Phân quyền: ai làm ở đâu thì thấy ở đó

Có nhiều cơ sở thì không thể để ai cũng thấy hết. Thấy quá nhiều thì dễ sửa nhầm, và khi lệch quỹ thì không biết hỏi ai. Bảng dưới là cách chia vai trò gợi ý:

Hai dòng trong bảng có sẵn trên phần mềm Khachsanso. Quản lý chi nhánh chỉ thấy chi nhánh mình, báo cáo lọc theo từng chi nhánh. Vai trò Chủ đầu tư chỉ xem doanh thu, sổ quỹ, báo cáo, kho và không sửa được gì. Vai trò này hợp với người góp vốn muốn theo dõi mà không đụng vào vận hành. Mô tả các vai trò có trên trang tính năng nhiều cơ sở và vai trò của Khachsanso.

Nhân viên nghỉ việc: khoá trong ngày, không để sang tuần

Càng nhiều căn, nhân viên ra vào càng nhiều. Mỗi người nghỉ là một bộ "chìa" phải thu lại, gồm mọi thứ người đó từng được dùng.

Danh sách nên làm ngay trong ngày cuối của nhân viên:

1. Chốt ca và quỹ có người nhận ca ký. Lệch thì xử lý trước khi người đó về.
2. Khoá tài khoản phần mềm, đừng chỉ đổi mật khẩu.
3. Rời các nhóm Zalo, Telegram của cơ sở.
4. Đổi mật khẩu chung mà người đó biết: Wi-Fi quản lý, mã cổng nếu đang dùng mã cố định.
5. Thu lại chìa cơ, thẻ từ, chìa kho. Ghi vào sổ bàn giao, có chữ ký.

Chủ làm bước 2 đến 4, quản lý chi nhánh làm bước 1 và 5. Sau buổi đó, bạn phải trả lời được câu: "người này còn mở được cánh cửa nào, xem được trang nào không?" Câu trả lời đúng là không.

Khi chọn phần mềm, hãy hỏi trước: khoá một tài khoản thế nào, lịch sử có còn không.

Mã cửa và lịch dọn theo từng phòng, không theo từng người

Cách chắc nhất để nhân viên nghỉ không mang theo gì là đừng để ai giữ một mã cửa dùng mãi. Mã nên gắn với lượt khách, không gắn với nhân viên.

Ở phần mềm Khachsanso, mỗi đặt phòng được cấp một mã 6 số ngẫu nhiên, có hiệu lực từ trước giờ nhận phòng 5 phút. Nếu dùng khoá TTLock có kết nối, mã tự nạp lên khoá và tự thu hồi khi khách trả phòng. Cửa cổng chung của từng chi nhánh cũng được cấp mã, bật tắt riêng từng chi nhánh và từng phòng. Cách vận hành này được giải thích trong bài mã cửa riêng cho từng lượt khách.

Lịch dọn cũng vậy. Việc dọn nên sinh ra từ đặt phòng của đúng căn, đúng phòng, rồi giao cho người dọn của căn đó. Phần mềm Khachsanso tự tạo lịch dọn khi lên đơn, giao được cho cộng tác viên, sơ đồ phòng lọc được theo cơ sở. Người dọn căn một sẽ không còn nhận nhầm việc của căn hai.

Nếu đã bật trang riêng cho khách (phần bật thêm theo từng chi nhánh), mã cửa chỉ hiện trên trang đó khi khách đã thanh toán đủ.

Tách, gom, phân quyền: bảng kiểm trước khi mở căn tiếp theo

Mở thêm căn là mở thêm một bộ sổ

Từ một lên hai căn, khối việc tăng hơn gấp đôi, vì thêm bao nhiêu chỗ để lẫn. Nhớ nguyên tắc "tách để làm, gom để xem": người ở căn nào lo đúng căn đó, chủ nhìn một màn là thấy cả nhà.

Sắp mở căn thứ hai, thứ ba? Nhắn Zalo 0346 888 110, kể giúp số căn, số phòng mỗi căn và ai sẽ quản lý từng nơi. Đội Khachsanso sẽ cùng bạn chia cơ sở, chia vai trò cho gọn trước ngày đón khách nhé.