Khai báo lưu trú cho homestay: không sót người, không gõ lại

Nội dung bài viết

Gần nửa đêm, ba bạn trẻ tới homestay. Người đặt phòng đã gửi ảnh căn cước của mình qua Zalo từ chiều. Hai người đi cùng thì không ai hỏi. Bạn trực đêm mở cửa, đưa khách lên phòng, ghi một cái tên vào danh sách rồi đi ngủ.

Sáng hôm sau, người dọn phòng thấy ba chiếc bàn chải đã dùng. Danh sách khai báo lưu trú chỉ có một người.

Vậy vấn đề thực sự là gì? Bạn trực đêm không lười. Vấn đề là đơn đặt phòng chỉ có một tên, và cả quy trình đang khai theo đơn, theo phòng. Bài này đề nghị đổi một thói quen: "đếm người, không đếm phòng". Một phòng có ba người thì phải có ba dòng khai báo, ba giấy tờ.

Trả lời nhanh: Homestay hay sót khai báo lưu trú ở người đi cùng, khách đến khuya và khách ở vài tiếng. Cách chặn là khai theo từng người, không theo phòng: hỏi số người ngay lúc chốt phòng, quét giấy tờ của từng người khi nhận phòng, rà danh sách còn thiếu trước khi hết ca, rồi khai lên cổng của công an theo đúng địa chỉ cơ sở. Mỗi ca phải có một người chịu trách nhiệm.

Vì sao homestay hay sót người

Khách sạn có quầy lễ tân, khách đi ngang qua quầy là bị hỏi giấy tờ. Homestay thì khác. Nhiều lượt khách không gặp ai, hoặc chỉ gặp một người lúc giao phòng. Các chỗ hay sót thường là:

• Người đi cùng. Đơn mang tên một người, phòng có hai, ba người. Người đặt gửi giấy tờ của mình, những người khác thì "lát em gửi".
• Khách đến khuya. Người trực đã mệt, khách cũng mệt. Ai cũng muốn xong cho nhanh.
• Khách ở vài tiếng. Có suy nghĩ "ở ba tiếng thì thôi". Khách lưu trú theo giờ vẫn là khách lưu trú.
• Người đến sau. Một người nhận phòng trước, bạn bè tới sau, không đi qua ai.
• Gõ lại từ ảnh chụp. Ảnh mờ, chói đèn, gõ sai một số là phải làm lại.

Năm chỗ này có chung một gốc: danh sách khai báo được dựng từ đơn đặt phòng, mà đơn thì chỉ biết người đặt.

Quy trình khai từng người: bốn mốc, ai làm việc nào

Khai báo không nên dồn vào lúc khách đứng ở cửa. Hãy chia ra bốn mốc.

1. Lúc chốt phòng (người nhận đặt phòng): hỏi rõ "mấy người ở?" và ghi vào đơn. Nhắc khách mỗi người mang giấy tờ bản gốc.
2. Lúc nhận phòng (người trực): xem giấy tờ của từng người, khớp mặt với ảnh, nhập đủ từng dòng. Đơn ghi ba người mà mới có hai giấy tờ thì chưa xong.
3. Khi có người đến sau (người trực): bổ sung vào đúng đơn đó, không lập đơn mới.
4. Trước khi hết ca (người trực, chủ kiểm lại): rà danh sách những ai còn thiếu thông tin, khai lên cổng, ghi lại ai đã khai.

Sau bốn mốc này, bạn phải trả lời được câu: "đêm qua nhà mình có bao nhiêu người ngủ, đã khai đủ chưa?" Không phải bao nhiêu phòng, mà bao nhiêu người.

Khách thuê theo giờ cũng đi đủ bốn mốc này. Bài các bước ở quầy khi khách thuê theo giờ có chỗ đặt bước giấy tờ cho khỏi quên.

Quét căn cước: không gõ lại, không lưu ảnh lung tung

Gõ tay họ tên, số giấy tờ, ngày sinh cho từng người vừa chậm vừa dễ sai. Quét bằng máy giúp bỏ bước gõ. Nhưng có một chuyện ít ai nghĩ tới: ảnh căn cước của khách đang nằm ở đâu?

Nhiều homestay xin khách chụp căn cước gửi qua Zalo. Sau vài tháng, điện thoại của mỗi nhân viên chứa hàng trăm ảnh giấy tờ người lạ. Nhân viên nghỉ, ảnh vẫn ở đó. Đây là rủi ro cho khách và cho chính bạn.

Nếu làm tay, hãy đặt ba luật:

• Xem giấy tờ bản gốc tại chỗ, nhập xong thì trả lại ngay.
• Nếu phải nhận ảnh, nhập xong thì xoá ảnh khỏi máy và khỏi khung chat.
• Giấy tờ giấy, sổ ghi chép để trong ngăn có khoá, chỉ người trực mở được.

Nếu dùng phần mềm, hãy hỏi kỹ ảnh được xử lý ở đâu. Ở phần mềm Khachsanso, nhân viên quét căn cước bằng camera điện thoại, phần mềm tự điền tên, số giấy tờ, ngày sinh. Ảnh được đọc luôn trên máy đang quét, không gửi ra ngoài. Người đi cùng quét căn cước riêng, và có thể bổ sung sau khi đã đặt phòng.

Nhắc khi thiếu giấy tờ: nhìn danh sách theo trạng thái

Danh sách khai báo chỉ có hai cột "tên" và "đã khai" thì không đủ. Người trực cần biết ai đang thiếu gì, ai cần khai ngay. Nên chia danh sách theo trạng thái:

Màn Khai báo lưu trú của phần mềm Khachsanso cũng gom khách theo sáu trạng thái này. Mỗi khách, kể cả người đi cùng, là một dòng riêng có giấy tờ, ngày sinh, quốc tịch. Tới giờ nhận phòng mà còn thiếu căn cước thì phần mềm nhắc. Xem thêm ở màn khai báo lưu trú trong phần mềm Khachsanso.

Làm bằng sổ hay Excel cũng chia được như vậy: thêm một cột trạng thái, cuối ca lọc những dòng chưa phải "đã khai".

Xuất file theo mẫu Bộ Công an và khai lên cổng

Cơ sở cho khách lưu trú phải thông báo lưu trú với công an theo quy định về cư trú. Cách khai và thời hạn khai, bạn nên hỏi trực tiếp công an phường nơi đặt cơ sở. Tài khoản và thủ tục trực tuyến có trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Phần việc lặp lại mỗi ngày là gom danh sách cho đúng mẫu. Ba lưu ý:

• Đúng địa chỉ. Có hai, ba căn thì mỗi căn khai theo địa chỉ của căn đó. Đừng gộp khách căn này vào danh sách căn kia.
• Đúng mẫu. Cột nào, thứ tự nào theo mẫu cơ quan công an yêu cầu, để khỏi gõ lại lần nữa.
• Đúng người khai. Tài khoản khai báo giao cho ai, ai được dùng, phải rõ.

Phần mềm Khachsanso xuất Excel đúng mẫu của Bộ Công an, gộp chung cả nhà hoặc tách theo từng chi nhánh. Tài khoản cổng khai báo có thể khai riêng từng chi nhánh hoặc dùng chung.

Khai báo xong mới hiện mã cửa

Homestay không lễ tân thì ai xem giấy tờ khách đến lúc nửa đêm? Có một cách: để khách tự khai trước, và chỉ đưa mã cửa khi đã khai đủ.

Với phần mềm Khachsanso, đây là phần bật thêm theo từng chi nhánh gọi là trang riêng cho khách. Mỗi đặt phòng có một trang riêng, mở bằng đường dẫn trong tin nhắn, không cần cài ứng dụng. Trên đó khách tự khai từng người trước khi đến, thêm cả người đi cùng, dữ liệu vào thẳng danh sách khai báo. Mã cửa chỉ hiện khi khách đã thanh toán đủ. Chủ có thể bật thêm luật khai báo xong mới hiện mã, bật riêng từng chi nhánh.

Nếu nhà bạn dùng khoá TTLock có kết nối, mã đó được nạp lên khoá từ trước giờ nhận phòng 5 phút. Cần chuẩn bị gì thì xem bài khoá TTLock nhận mã từ phần mềm.

Luật này không thay được việc người trực kiểm lại. Khách tự khai thì vẫn có thể khai thiếu người. Nhưng nó chặn được trường hợp tệ nhất: khách vào phòng mà chưa có dòng khai báo nào.

Ai chịu trách nhiệm mỗi ca

"Ai cũng có thể khai" thường dẫn tới "không ai khai". Hãy ghi rõ tên người phụ trách theo ca và dán ở chỗ người trực hay nhìn:

• Ca ngày: người trực khai cho khách nhận phòng trong ca, nhắc khách đặt trước mang giấy tờ.
• Ca đêm: người trực khai cho khách đến khuya, rà lại danh sách thiếu thông tin trước khi giao ca.
• Người nhận đặt phòng: hỏi số người ngay lúc chốt, ghi vào đơn.
• Chủ hoặc quản lý: mỗi sáng xem có dòng nào quá hạn, lỗi gửi; cuối tuần đối chiếu số người khai với số lượt khách trong báo cáo.

Giao ca thì giao luôn danh sách khai báo còn dở. Người ca sau phải biết đang thiếu ai trước khi người ca trước ra về.

Nếu đang cân nhắc có nên bỏ sổ hay không, bài năm việc phần mềm quản lý gánh bớt cho khách sạn nhỏ giúp bạn hình dung phần nào nên giao cho máy.

Đếm người trước, rồi mới đếm phòng

Khai báo lưu trú không khó. Cái khó là làm đều mỗi ngày, mỗi ca, kể cả lúc nửa đêm. Nhớ một thói quen: "đếm người, không đếm phòng". Hỏi số người lúc chốt, quét đủ từng người lúc nhận, rà danh sách thiếu trước khi giao ca.

Nhà bạn đang khai báo bằng ảnh gửi qua Zalo? Nhắn Zalo 0346 888 110, kể giúp nhà có mấy căn, ca đêm ai trực, đang khai báo theo cách nào. Đội Khachsanso sẽ chỉ bạn cách chuyển sang khai từng người cho gọn nhé.