Quản lý phòng bán theo giờ: bảng giá, giờ thêm và lịch đặt không trùng

Nội dung bài viết

Hai giờ chiều, một cặp khách trả phòng ở nhà nghỉ. Vào lúc chín giờ sáng, ra lúc hai giờ chiều. Lễ tân ca sáng đã về. Lễ tân ca chiều cầm phiếu, tính một kiểu. Khách bảo lần trước ở chừng ấy giờ, người khác tính rẻ hơn. Hai bên đứng cãi nhau trước quầy. Cuối cùng lễ tân giảm cho xong.

Chiều hôm đó, phòng ấy lại được nhận cho khách mới lúc hai giờ rưỡi. Nhưng trong sổ, ca sáng đã ghi một khách đặt trước lúc ba giờ. Khách đặt trước tới nơi, phòng đang có người.

Hai chuyện này có chung một gốc: luật bán theo giờ chỉ nằm trong đầu từng người. Người này nhớ thế này, người kia nhớ thế khác. Bài này đề nghị một việc trước mọi việc: "luật giá viết ra giấy". Viết rõ đến mức người mới vào làm cũng tính ra cùng một con số với người làm lâu năm.

Trả lời nhanh: Quản lý phòng bán theo giờ cần bốn thứ rõ ràng: bảng giá theo bậc (3 tiếng, 6 tiếng, đêm, 2N1Đ) có cột ngày thường và cuối tuần; luật tính khi khách ở giữa hai bậc và khi ở quá giờ; mốc giờ bắt đầu tính đêm; và lịch đặt theo giờ có chừa thời gian dọn để không nhận trùng. Tiền theo giờ nhiều lượt nhỏ nên phải chốt quỹ theo ca.

Dựng bảng giá theo bậc giờ

Nhà nghỉ, khách sạn bán theo giờ thường có các bậc quen thuộc: 3 tiếng, 6 tiếng, qua đêm, hai ngày một đêm (2N1Đ). Có nhà thêm bậc ngắn hơn hoặc dài hơn. Điều quan trọng không phải có bao nhiêu bậc, mà là mỗi bậc phải được viết rõ.

Một bảng giá theo giờ đủ dùng gồm:

• Tên bậc và số giờ của bậc đó.
• Giá ngày thường và giá cuối tuần. Nhà bạn tự quyết thứ nào là cuối tuần: có nhà tính thứ Sáu, có nhà chỉ tính thứ Bảy và Chủ nhật.
• Giá giờ thêm: mỗi giờ quá bậc tính bao nhiêu.
• Phòng nào áp bảng giá nào. Phòng thường, phòng có cửa sổ, phòng lớn có thể dùng bảng khác nhau.

Hãy in bảng này, dán ở quầy và đưa cho từng lễ tân. Đó là bước đầu tiên của "luật giá viết ra giấy".

Khách ở giữa hai bậc: tính thế nào cho khỏi cãi

Đây là chỗ hay cãi nhau nhất. Khách vào chín giờ, ra một giờ chiều: bốn tiếng. Không đúng bậc 3 tiếng, chưa tới bậc 6 tiếng.

Cách tính phổ biến là: lấy bậc dưới, cộng giờ thêm. Bốn tiếng thì tính giá bậc 3 tiếng cộng một giờ thêm. Năm tiếng thì bậc 3 tiếng cộng hai giờ thêm.

Nhiều nhà đặt thêm một luật chặn trên: tổng tiền không vượt giá bậc kế tiếp. Ví dụ đã ở gần đủ 6 tiếng mà tiền cộng giờ thêm cao hơn giá bậc 6 tiếng, thì chỉ thu giá bậc 6 tiếng. Luật này công bằng với khách, nhưng nhà nào dùng thì phải ghi rõ.

Còn một luật nhỏ nữa: lố bao nhiêu phút thì tính thêm một giờ. Có nhà cho lố một chút không tính, có nhà lố là tính. Viết con số đó ra, đừng để mỗi lễ tân tự châm chước.

Bài quy trình đón khách thuê theo giờ từ lúc vào đến lúc trả có thêm các bước ở quầy để áp luật này cho đều tay.

Mốc đêm, vào sớm và đêm trễ

Bậc "qua đêm" cần hai mốc: từ mấy giờ tối thì được tính giá đêm, và trả phòng trước mấy giờ sáng. Khách vào trước mốc đêm thì tính sao? Khách vào lúc khuya rồi mới tới thì có còn giá đêm không?

Những câu này nên có câu trả lời viết sẵn:

1. Khách vào trước mốc đêm: tính theo giờ đến mốc đêm, rồi chuyển sang giá đêm, hay tính luôn giá đêm cộng phụ thu vào sớm.
2. Khách vào rất khuya: vẫn tính giá đêm, hay có giá đêm trễ riêng.
3. Khách ở qua mốc trả phòng buổi sáng: tính giờ thêm từ mốc đó.

Không có cách nào đúng cho mọi nhà. Quan trọng là chọn một cách và viết ra. Phần mềm quản lý tốt sẽ cho bạn chỉnh các mốc giờ này theo luật của nhà mình, không bắt bạn theo luật của phần mềm.

Trả phòng trễ và gia hạn giờ

Khách đang ở muốn ở thêm. Đây là doanh thu tốt, nhưng cũng là chỗ dễ đụng khách sau.

Trình tự gợi ý khi khách xin gia hạn:

1. Lễ tân xem lịch: phòng đó sau giờ trả hiện tại có ai đặt chưa.
2. Nếu trống: báo giá gia hạn theo bảng, ghi giờ trả mới.
3. Nếu đã có khách sau: mời đổi sang phòng khác cùng hạng, hoặc từ chối nhẹ nhàng.
4. Báo người dọn giờ trả mới, để họ không lên gõ cửa.

Nên coi mỗi lần gia hạn như một dòng tiền riêng trên hoá đơn, ghi rõ từ mấy giờ đến mấy giờ. Cuối ca nhìn hoá đơn là biết tiền phòng gốc bao nhiêu, tiền gia hạn bao nhiêu.

Ở phần mềm Khachsanso, gia hạn giờ trả được tính như một đơn riêng và tự chặn nếu trùng khách sau. Bảng giá có nhiều bậc giờ, giá đêm, 2N1Đ, giờ thêm, mỗi mức có cột ngày thường và cuối tuần, gán cho một hoặc nhiều phòng. Khách ở giữa hai bậc thì tính bậc dưới cộng giờ thêm. Mô tả đầy đủ có trên trang bảng giá nhiều bậc giờ trong phần mềm Khachsanso.

Lịch đặt theo giờ: thanh ngang không được chồng nhau

Sổ ghi theo dòng rất khó thấy trùng giờ. Lịch theo giờ thì khác: mỗi phòng một hàng, mỗi lượt khách một thanh ngang từ giờ vào tới giờ ra. Hai thanh chồng lên nhau là thấy ngay.

Ba luật để lịch giờ không trùng:

• Chừa thời gian dọn giữa hai lượt khách. Thanh của khách sau chỉ được bắt đầu sau khi đã trừ thời gian dọn.
• Không nhận vào ô quá khứ và không ghi đè ô đã có khách.
• Khách đặt trước mà chưa trả tiền thì giữ có hạn. Quá hạn là trả ô về trống.

Với sổ giấy, ba luật này phụ thuộc vào trí nhớ người ghi. Với phần mềm, chúng có thể được khoá cứng. Ví dụ ở phần mềm Khachsanso, lịch đặt phòng mặc định ở chế độ giờ, ô quá khứ và ô đã có khách bị khoá. Giữ phòng chờ chuyển khoản có hạn 30 phút, quá hạn chưa trả đủ thì tự huỷ. Tự xác nhận tiền về chỉ chạy khi bạn dùng cổng thanh toán có báo tiền về tự động.

Ca và két: nhiều lượt nhỏ, phải chốt theo ca

Bán theo giờ nghĩa là một phòng có thể đón vài lượt khách trong ngày. Mỗi lượt một khoản tiền, có lượt thêm tiền gia hạn. Cộng lại, tiền qua quầy rất nhiều lần.

Vì vậy két tiền phải được chốt theo ca, không chốt theo ngày:

1. Đầu ca: đếm tiền đầu ca, ghi lại, người nhận ca ký.
2. Trong ca: mỗi lượt khách một phiếu thu, mỗi khoản chi một phiếu chi có chứng từ.
3. Cuối ca: tiền đầu ca cộng thu trừ chi, so với tiền trong két.
4. Lệch thì ghi rõ ngay, báo chủ ngay trong ca, không để sang hôm sau.

Chuyển khoản thì đối chiếu theo từng đơn, tách khỏi tiền mặt. Bài đối soát quỹ theo từng ca với tiền về qua cổng giải thích cách giữ hai dòng tiền này tách bạch.

Bảng luật cần viết ra cho nhà bán theo giờ

Dưới đây là các tình huống nên có luật viết sẵn. Cột cuối là ví dụ cách viết, bạn thay bằng luật của nhà mình.

Bảng này cũng là thứ nên mang theo khi xem bất kỳ phần mềm nào. Nhập thử luật nhà bạn, xem nó tính ra có khớp không. Nếu đang cân nhắc chi phí, bài so sánh các loại phần mềm nhà nghỉ chi phí thấp giúp bạn khoanh vùng trước.

Viết luật trước, chọn công cụ sau

Nhà nghỉ bán theo giờ không thiếu khách. Cái hay thiếu là một bộ luật chung cho mọi ca. Khi "luật giá viết ra giấy" đã rõ, dùng sổ hay dùng phần mềm đều bớt cãi nhau. Dùng phần mềm thì luật đó được khoá vào máy, không phụ thuộc trí nhớ ai.

Muốn xem luật tính giờ của nhà mình chạy trong phần mềm ra sao? Nhắn Zalo 0346 888 110, chụp gửi bảng giá theo giờ đang dán ở quầy. Đội Khachsanso sẽ dựng bản trình diễn theo đúng bảng giá đó để bạn tự tính thử, đối chiếu nhé.