Phương pháp tính chi phí đầu tư & dòng tiền khi kinh doanh khách sạn

Nội dung bài viết

Trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, việc xác định chi phí đầu tư khách sạn ban đầu và dòng tiền vận hành là yếu tố sống còn để đảm bảo tính hiệu quả và bền vững trong dài hạn. Đây không chỉ là bài toán tài chính đơn thuần mà còn là nền tảng để xây dựng chiến lược phát triển, tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro. Vậy làm sao để tính toán chi phí và dòng tiền một cách hiệu quả? Hãy cùng KenKasa khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Tại sao cần tính toán chi phí đầu tư và dòng tiền trước khi kinh doanh khách sạn?

Tại sao cần tính toán chi phí đầu tư và dòng tiền trước khi kinh doanh khách sạn? Bởi vì đây là một lĩnh vực yêu cầu nguồn vốn lớn, thời gian thu hồi vốn dài và quá trình vận hành đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ. Kinh doanh khách sạn không chỉ đơn giản là xây dựng một tòa nhà và đón khách – mà là cả một hệ sinh thái bao gồm thiết kế, nhân sự, marketing, vận hành và tài chính. Nếu không tính toán kỹ chi phí đầu tư khách sạn và ước lượng chính xác dòng tiền hàng tháng, bạn có thể nhanh chóng rơi vào trạng thái hụt vốn, lỗ kéo dài hoặc mất khả năng vận hành sau một thời gian ngắn.

Việc lập kế hoạch tài chính khách sạn ngay từ đầu sẽ giúp bạn hình dung rõ bức tranh đầu tư tổng thể, biết cần bao nhiêu vốn để khởi động, thời gian hoàn vốn dự kiến, cũng như khả năng sinh lời. Đây cũng là cơ sở quan trọng để thuyết phục nhà đầu tư, xin cấp vốn từ ngân hàng hoặc lựa chọn quy mô và mô hình khách sạn phù hợp với năng lực tài chính của bản thân. Một kế hoạch tài chính chi tiết chính là “kim chỉ nam” để bạn đi đường dài trong ngành dịch vụ lưu trú đầy cạnh tranh này.

>>>>> Có thể bạn quan tâm: https://khachsandep.vn/bai-viet/bat-mi-bi-quyet-toi-uu-chi-phi-thiet-ke-va-thi-cong-noi-that-khach-san-3-sao

2. Các khoản chi phí đầu tư ban đầu khi mở khách sạn

2.1. Chi phí mua đất hoặc thuê mặt bằng

Chi phí mua đất hoặc thuê mặt bằng là một trong những khoản đầu tư ban đầu quan trọng nhất khi kinh doanh khách sạn. Tùy vào vị trí địa lý, diện tích, mật độ dân cư và tiềm năng phát triển của khu vực mà chi phí này có thể chênh lệch rất lớn. Nếu bạn chọn xây khách sạn ở trung tâm thành phố, khu phố du lịch hoặc gần các địa điểm nổi tiếng, chi phí mua đất có thể lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm tỷ đồng. Đây là những vị trí “vàng” mang lại lợi thế lớn trong việc thu hút khách hàng, nhưng đồng nghĩa với việc bạn cần chuẩn bị nguồn vốn đầu tư lớn ngay từ đầu.

Ngược lại, nếu bạn lựa chọn xây dựng khách sạn ở khu vực vùng ven, gần biển, đồi núi hoặc trong các khu du lịch mới nổi, chi phí mặt bằng có thể rẻ hơn đáng kể. Tuy nhiên, bạn sẽ cần đầu tư thêm vào hạ tầng, giao thông kết nối và các dịch vụ hỗ trợ xung quanh để đảm bảo khả năng vận hành. Khi lập kế hoạch tài chính khách sạn, việc đánh giá chi phí đất đai một cách thực tế và phù hợp với mô hình kinh doanh là yếu tố then chốt để tránh thâm hụt vốn và tối ưu hiệu quả đầu tư dài hạn.

2.2. Chi phí xây dựng khách sạn

Chi phí xây dựng khách sạn là một trong những hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng ngân sách đầu tư. Khoản chi này bao gồm nhiều phần việc quan trọng như thiết kế kiến trúc, thi công phần thô, hoàn thiện nội thất, cũng như lắp đặt các hệ thống kỹ thuật cần thiết. Đầu tiên, phần thiết kế kiến trúc và nội thất đóng vai trò quan trọng trong việc định hình phong cách và trải nghiệm không gian cho khách hàng. Một thiết kế chuyên nghiệp không chỉ giúp nâng tầm thương hiệu mà còn đảm bảo tính công năng, tiết kiệm diện tích và chi phí vận hành.

Kế tiếp là phần thi công xây dựng, bao gồm thi công phần thô và hoàn thiện bên trong công trình. Điều này đòi hỏi phải lựa chọn đúng vật liệu, nhà thầu uy tín, và giám sát thi công chặt chẽ để đảm bảo chất lượng công trình. Ngoài ra, các hạng mục kỹ thuật như hệ thống điện, nước, điều hòa không khí, và phòng cháy chữa cháy (PCCC) cũng cần được đầu tư kỹ lưỡng để đáp ứng các yêu cầu an toàn và pháp lý, đặc biệt nếu bạn hướng đến việc đạt tiêu chuẩn sao cho khách sạn.

Tùy vào quy mô, phong cách thiết kế và phân khúc khách hàng mà bạn hướng đến, chi phí xây dựng khách sạn có thể dao động rất lớn. Việc xác định rõ nhu cầu và định vị mô hình kinh doanh ngay từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát tốt ngân sách và đưa ra các lựa chọn thiết kế phù hợp với mục tiêu tài chính dài hạn.

2.3. Chi phí trang thiết bị & nội thất

Chi phí trang thiết bị và nội thất là yếu tố quan trọng tạo nên trải nghiệm trực tiếp cho khách hàng. Khoản đầu tư này bao gồm toàn bộ các vật dụng trong phòng nghỉ như giường, tủ, bàn ghế, tivi, minibar, máy lạnh, đồ dùng vệ sinh và các thiết bị điện tử khác. Sự đồng bộ và chất lượng của nội thất không chỉ ảnh hưởng đến sự thoải mái của khách mà còn thể hiện đẳng cấp và cá tính riêng của khách sạn.

Ngoài không gian phòng nghỉ, các khu vực công cộng như sảnh lễ tân, nhà hàng, quầy bar, phòng họp hay khu vực giải trí cũng cần được đầu tư thiết kế và bố trí trang thiết bị hợp lý. Đây là những nơi tạo nên ấn tượng đầu tiên và là điểm nhấn trong tổng thể trải nghiệm khách sạn. Việc lựa chọn vật liệu, màu sắc và phong cách nội thất cần phù hợp với định vị thương hiệu cũng như thị hiếu khách hàng mục tiêu.

Do đó, khi lên kế hoạch đầu tư khách sạn, bạn nên dự trù chi phí cho nội thất một cách chi tiết và linh hoạt, bởi đây là hạng mục có khả năng phát sinh cao nếu không kiểm soát tốt từ khâu thiết kế đến thi công.

2.4. Chi phí setup & giấy phép

Chi phí setup và giấy phép là một phần không thể thiếu khi bắt đầu kinh doanh khách sạn, dù mô hình lớn hay nhỏ. Trước hết, bạn cần chi trả cho các thủ tục pháp lý như xin giấy phép xây dựng, chứng nhận phòng cháy chữa cháy (PCCC), giấy phép an ninh trật tự và giấy phép kinh doanh lưu trú. Đây là những điều kiện bắt buộc để khách sạn được phép hoạt động hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý sau này.

Bên cạnh đó, phần setup hệ thống quản lý cũng đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu. Bao gồm việc triển khai phần mềm quản lý khách sạn (PMS) để vận hành đặt phòng, theo dõi công suất sử dụng, chăm sóc khách hàng; phần mềm kế toán để quản lý thu chi, báo cáo tài chính; và phần mềm quản trị nhân sự để điều phối đội ngũ vận hành. Những hệ thống này tuy là chi phí ban đầu nhưng đóng vai trò cốt lõi trong việc vận hành khách sạn hiệu quả và chuyên nghiệp.

2.5. Dự phòng rủi ro

Chi phí dự phòng rủi ro là khoản ngân sách mà nhiều nhà đầu tư thường bỏ sót khi lập kế hoạch tài chính, nhưng lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong thực tế. Trong quá trình triển khai dự án khách sạn, sẽ có nhiều yếu tố phát sinh ngoài dự kiến như chậm tiến độ thi công, biến động giá nguyên vật liệu, thay đổi thiết kế, hoặc các yêu cầu điều chỉnh theo quy định pháp luật. Nếu không có khoản dự phòng, bạn rất dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt ngân sách, ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình xây dựng và vận hành.

Việc phân bổ một phần ngân sách (thường từ 5 – 10% tổng vốn đầu tư) cho chi phí dự phòng sẽ giúp bạn chủ động hơn trước mọi tình huống. Khoản chi này như một "lưới an toàn", đảm bảo dự án không bị gián đoạn và có thể hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất.

3. Chi phí vận hành khách sạn định kỳ

3.1. Chi phí cho nhân sự

Chi phí nhân sự là một trong những khoản chi lớn nhất trong vận hành khách sạn. Tùy theo quy mô và loại hình khách sạn, bạn sẽ cần tuyển dụng và duy trì đội ngũ nhân sự phù hợp. Các vị trí nhân sự cơ bản như lễ tân, nhân viên buồng phòng, bảo vệ, và quản lý khách sạn đều cần thiết để đảm bảo khách sạn hoạt động trơn tru và đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Nếu khách sạn có thêm nhà hàng hoặc dịch vụ ăn uống, bạn sẽ phải bổ sung nhân viên đầu bếp, phục vụ và các vị trí liên quan khác để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Bên cạnh đó, các chức danh chuyên môn như nhân sự marketing, kế toán, và kỹ thuật cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển khách sạn. Marketing giúp thu hút khách hàng, kế toán quản lý tài chính và chi phí, trong khi bộ phận kỹ thuật đảm bảo các hệ thống điện, nước, điều hòa luôn hoạt động hiệu quả. Các chi phí nhân sự này cần được dự tính kỹ lưỡng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và giữ được chất lượng dịch vụ của khách sạn.

3.2. Chi phí điện, nước, internet

Chi phí điện, nước, internet là một trong những khoản chi phí định kỳ quan trọng trong vận hành khách sạn. Đặc biệt, các khách sạn có hệ thống điều hòa, nước nóng, và các tiện ích khác sẽ có chi phí năng lượng cao. Chi phí điện, nước thường chiếm khoảng 10-15% tổng chi phí vận hành hàng tháng, và có thể tăng lên nếu khách sạn ở khu vực có khí hậu nóng hoặc cần sử dụng các thiết bị tiêu thụ năng lượng cao.

Ngoài ra, chi phí internet cũng cần được tính đến, đặc biệt là đối với khách sạn phục vụ khách hàng doanh nhân hoặc khách lưu trú dài ngày. Cung cấp dịch vụ internet ổn định và nhanh chóng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Do đó, bạn cần tính toán chi phí điện, nước và internet hợp lý để tránh phát sinh quá nhiều chi phí, đồng thời đảm bảo hiệu quả vận hành trong suốt quá trình kinh doanh khách sạn.

3.3. Chi phí bảo trì, vệ sinh

Chi phí bảo trì, vệ sinh là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành khách sạn. Để đảm bảo khách sạn luôn trong tình trạng tốt nhất và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, bạn cần dành ngân sách cho các công tác bảo trì và vệ sinh định kỳ.

Đầu tiên, chi phí bảo trì bao gồm việc kiểm tra, sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị quan trọng như thang máy, máy lạnh, hệ thống điện nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), và các thiết bị kỹ thuật khác. Điều này giúp duy trì hoạt động ổn định của khách sạn và tránh tình trạng gián đoạn dịch vụ do sự cố.

Bên cạnh đó, chi phí vệ sinh bao gồm các công việc giặt là, dọn phòng cho khách, và vệ sinh khu vực công cộng như sảnh, hành lang, nhà vệ sinh chung. Những công tác này đảm bảo không gian luôn sạch sẽ và dễ chịu cho khách hàng, đồng thời tạo ấn tượng tốt về chất lượng dịch vụ. Chi phí bảo trì và vệ sinh cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng để đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của khách sạn.

3.4. Chi phí thuế & pháp lý

Chi phí thuế & pháp lý là một phần quan trọng trong chi phí vận hành khách sạn. Các loại thuế cần phải đóng theo quy định của nhà nước bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Mức thuế này sẽ phụ thuộc vào doanh thu và lợi nhuận mà khách sạn tạo ra trong mỗi kỳ báo cáo tài chính. Việc tính toán chính xác và tuân thủ đúng quy định thuế giúp tránh được các vấn đề pháp lý và phạt tiền từ cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, chi phí làm báo cáo tài chính, kiểm toán cũng là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành khách sạn. Mỗi năm, bạn sẽ cần phải chuẩn bị báo cáo tài chính đầy đủ để gửi cho cơ quan thuế và các đối tác tài chính. Chi phí này còn bao gồm việc thuê dịch vụ kiểm toán để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của khách sạn. Việc thực hiện các nghĩa vụ thuế và pháp lý đúng thời gian không chỉ giúp khách sạn hoạt động hợp pháp mà còn tạo dựng uy tín với các cơ quan chức năng.

4. Phương pháp tính dòng tiền khách sạn

Dòng tiền khách sạn = Doanh thu từ hoạt động – Chi phí vận hành

Việc tính dòng tiền sẽ giúp bạn biết mỗi tháng khách sạn lời bao nhiêu, khi nào hoàn vốn và khi nào bắt đầu sinh lời thực sự.

4.1. Ước tính doanh thu

Doanh thu phụ thuộc vào:

• Số lượng phòng
  
  
• Tỷ lệ lấp đầy
  
  
• Giá phòng trung bình
  

Công thức:

Doanh thu tháng = Số phòng x Tỷ lệ lấp đầy x Giá phòng trung bình x Số ngày trong tháng

4.2. Ước tính chi phí vận hành

Tính tổng các khoản chi phí vận hành đã nêu ở phần trên, chia đều theo tháng.

c. Dòng tiền thuần = Doanh thu – Chi phí vận hành

Ví dụ:

• Doanh thu: 400 triệu/tháng
  
  
• Chi phí vận hành: 250 triệu/tháng
  
  
• Dòng tiền: 150 triệu/tháng
  
  

5. Thời gian hoàn vốn và điểm hòa vốn

Thời gian hoàn vốn là một chỉ số quan trọng giúp bạn xác định khi nào bạn có thể thu hồi lại số vốn đã bỏ ra. Để tính thời gian hoàn vốn, bạn cần phải biết tổng chi phí đầu tư ban đầu và dòng tiền thuần mà khách sạn có thể tạo ra hàng tháng.

Ví dụ, nếu tổng chi phí đầu tư ban đầu của khách sạn là 15 tỷ đồng và dòng tiền thuần mỗi tháng là 150 triệu đồng, thời gian hoàn vốn sẽ được tính bằng cách chia tổng chi phí đầu tư cho dòng tiền thuần hàng tháng, như sau:

Thời gian hoàn vốn = Tổng chi phí đầu tư / Dòng tiền thuần

Thời gian hoàn vốn = 15 tỷ / 150 triệu = 100 tháng (~8,3 năm)

Tuy nhiên, khi tính toán thời gian hoàn vốn, bạn cũng cần phải lưu ý đến các yếu tố khác như chi phí khấu hao tài sản, tăng trưởng doanh thu theo thời gian và sự biến động của các yếu tố mùa vụ. Các yếu tố này có thể làm thay đổi dòng tiền thuần của khách sạn, từ đó ảnh hưởng đến thời gian hoàn vốn thực tế.

6. Mẹo tối ưu chi phí và cải thiện dòng tiền

Thiết kế tối ưu: Khi xây dựng khách sạn, hãy tối đa hóa diện tích sử dụng và hạn chế không gian thừa để tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả sử dụng. Việc thiết kế không gian hợp lý, tận dụng các khu vực chung như sảnh hay phòng hội nghị để phục vụ đa dạng nhu cầu sẽ giúp tăng doanh thu mà không cần mở rộng diện tích xây dựng.

Tự động hóa: Sử dụng công nghệ tiên tiến là một cách tuyệt vời để giảm chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả vận hành. Các hệ thống tự động như smart lock, check-in tự động, hay phần mềm quản lý khách sạn giúp giảm bớt công việc của nhân viên và tối ưu quy trình, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Chiến lược giá linh hoạt: Áp dụng chiến lược giá linh hoạt giúp bạn tối đa hóa doanh thu từ khách sạn. Tăng giá vào mùa cao điểm và cung cấp các ưu đãi hoặc giảm giá trong mùa thấp điểm sẽ giúp giữ vững lượng khách đều đặn trong suốt năm. Điều này giúp cân bằng dòng tiền và giảm rủi ro từ các mùa vắng khách.

Kết hợp dịch vụ: Một cách khác để tăng doanh thu là kết hợp các dịch vụ bổ sung. Ví dụ, bạn có thể bán combo lưu trú – ăn uống – tour du lịch để thu hút khách hàng chi tiêu nhiều hơn trong mỗi kỳ nghỉ. Việc cung cấp dịch vụ trọn gói không chỉ tăng giá trị khách hàng mà còn cải thiện dòng tiền cho khách sạn.

Kết luận

Việc tính chi phí đầu tư và dòng tiền khi kinh doanh khách sạn là bước đầu tiên, quan trọng nhất để đảm bảo sự thành công của dự án. Từ lựa chọn mô hình phù hợp, tối ưu hóa chi phí xây dựng khách sạn, đến kiểm soát chặt dòng tiền vận hành, tất cả đều cần có kế hoạch rõ ràng và công cụ hỗ trợ phù hợp.

Nếu bạn đang trong quá trình lập kế hoạch đầu tư khách sạn, đừng bỏ qua khâu phân tích tài chính. Hãy lựa chọn thiết kế tối ưu, mô hình hợp lý và lập kế hoạch tài chính cụ thể ngay từ đầu để kinh doanh hiệu quả và bền vững trong dài hạn.