Các loại giấy phép & thủ tục pháp lý khi đầu tư khách sạn

Nội dung bài viết

Đầu tư vào lĩnh vực khách sạn là một lựa chọn hấp dẫn nhưng cũng đi kèm với nhiều yêu cầu pháp lý. Trong đó, việc nắm rõ các loại giấy phép kinh doanh khách sạn và quy trình pháp lý liên quan là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hoạt động hợp pháp, hiệu quả và bền vững. Bài viết sau, KenKasa sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ thủ tục pháp lý cần thiết khi bắt đầu hành trình đầu tư khách sạn.

1. Tại sao cần xin giấy phép kinh doanh khách sạn?

Khách sạn là một trong những ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều này đồng nghĩa với việc bạn không thể tự ý mở cửa và vận hành, mà bắt buộc phải được cấp phép bởi các cơ quan chức năng sau khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, và các yêu cầu liên quan khác.

Việc hoàn thiện giấy phép kinh doanh khách sạn không chỉ đảm bảo yếu tố pháp lý mà còn tạo lòng tin với khách hàng, đối tác và giúp bạn dễ dàng tham gia các nền tảng OTA (như Booking.com, Agoda…).

2. Điều kiện để xin giấy phép kinh doanh khách sạn

Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép kinh doanh khách sạn, cơ sở lưu trú cần đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định tại Luật Du lịch 2017 và Nghị định 168/2017/NĐ-CP và Thông tư 06/2017/TT-BVHTTDL và các văn bản liên quan. Cụ thể:

2.1. Cơ sở vật chất và hạ tầng

Để đủ điều kiện xin giấy phép kinh doanh khách sạn, cơ sở lưu trú cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản về không gian, tiện nghi và hạ tầng kỹ thuật:

• Có địa điểm kinh doanh cố định, rõ ràng và hợp pháp theo quy hoạch sử dụng đất và quy định của địa phương.
  
  
• Số lượng phòng tối thiểu phải phù hợp với loại hình khách sạn đăng ký. Thông thường, một khách sạn cần có ít nhất 10 phòng ngủ trở lên.
  
  
• Mỗi phòng nghỉ phải đạt diện tích tối thiểu theo quy định, được trang bị đầy đủ các tiện nghi cơ bản như: giường, tủ đựng đồ, hệ thống chiếu sáng, nhà vệ sinh khép kín, cửa sổ thoáng khí, thiết bị đảm bảo an toàn và cửa thoát hiểm.
  
  
• Khu vực chung như lễ tân, hành lang, lối thoát hiểm, cùng với các bảng nội quy, sơ đồ thoát nạn, biển tên khách sạn… cũng phải được bố trí hợp lý và tuân thủ đúng tiêu chuẩn ngành lưu trú.

2.2. Đáp ứng điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Cơ sở kinh doanh khách sạn bắt buộc phải đảm bảo các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, nhằm bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản cho khách lưu trú và nhân viên:

• Hệ thống PCCC (bao gồm báo cháy, chữa cháy, thiết bị cứu hộ...) phải được thiết kế, lắp đặt và nghiệm thu theo đúng quy chuẩn kỹ thuật do Bộ Công an ban hành.
  
  
• Hồ sơ thẩm duyệt và nghiệm thu PCCC phải được cơ quan chức năng (thường là Phòng Cảnh sát PCCC & CNCH) xác nhận hợp lệ trước khi đưa vào hoạt động.
  
  
• Nhân sự trong khách sạn cần được tập huấn định kỳ về kỹ năng PCCC, quy trình ứng phó khi xảy ra sự cố cháy nổ, và được trang bị kiến thức xử lý tình huống khẩn cấp.

2.3. Điều kiện về an ninh trật tự

Để được cấp giấy phép kinh doanh khách sạn, cơ sở lưu trú cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu liên quan đến an ninh trật tự:

• Có phương án đảm bảo an ninh trật tự rõ ràng, bao gồm việc bố trí lực lượng bảo vệ, hệ thống camera giám sát và quy trình xử lý sự cố.
  
  
• Hồ sơ đề nghị xác nhận đủ điều kiện an ninh trật tự phải được gửi đến và được thẩm định bởi cơ quan Công an có thẩm quyền (thường là Công an Quận/Huyện nơi đặt cơ sở).
  
  
• Chủ cơ sở và nhân viên không được có tiền án, tiền sự hoặc các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú.

2.4. Điều kiện về môi trường và vệ sinh

Bên cạnh các điều kiện về an toàn, khách sạn cũng cần đảm bảo tiêu chuẩn về vệ sinh và bảo vệ môi trường:

• Có hệ thống xử lý rác thải và nước thải phù hợp, được xây dựng theo quy chuẩn kỹ thuật môi trường hiện hành.
  
  
• Khu vực phòng nghỉ và không gian chung phải đảm bảo sạch sẽ, thoáng đãng, được vệ sinh định kỳ và đáp ứng các điều kiện vệ sinh cơ bản theo quy định của Bộ Y tế và Sở Tài nguyên Môi trường.

2.5. Nhân sự và quản lý

Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và sự vận hành ổn định của khách sạn. Để đủ điều kiện xin giấy phép kinh doanh khách sạn, cơ sở lưu trú cần đáp ứng:

• Người quản lý cơ sở lưu trú phải có trình độ chuyên môn phù hợp, tối thiểu có chứng chỉ nghiệp vụ quản lý khách sạn/lưu trú hoặc bằng trung cấp trở lên thuộc ngành Du lịch, Quản trị khách sạn, Nhà hàng…
  
  
• Nhân viên làm việc tại khách sạn cần được đào tạo bài bản về các nghiệp vụ cơ bản như: lễ tân, buồng phòng, kỹ năng phục vụ, an toàn lao động, và kỹ năng ứng xử với khách hàng.

3. Các loại giấy phép cần có khi mở khách sạn

Khi đầu tư vào lĩnh vực lưu trú, việc hoàn thiện giấy phép kinh doanh khách sạn và các thủ tục pháp lý liên quan là yếu tố bắt buộc để khách sạn được phép hoạt động hợp pháp. Dưới đây là các loại giấy tờ quan trọng mà bạn cần chuẩn bị đầy đủ:

3.1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trước tiên, chủ đầu tư cần đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương. Bạn có thể lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô kinh doanh, bao gồm:

• Hộ kinh doanh cá thể
  
  
• Công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên
  
  
• Công ty cổ phần
  

Đây là điều kiện đầu tiên để tiến hành các bước xin giấy phép tiếp theo, bao gồm giấy phép kinh doanh khách sạn.

3.2. Giấy phép kinh doanh khách sạn

Giấy phép này chứng nhận cơ sở lưu trú được phép hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú. Đây là loại giấy phép quan trọng và bắt buộc đối với mọi khách sạn tại Việt Nam.

Điều kiện để được cấp giấy phép kinh doanh khách sạn:

• Hoàn thiện các điều kiện về phòng cháy chữa cháy
  
  
• Đảm bảo an ninh trật tự
  
  
• Đáp ứng tiêu chuẩn về môi trường và vệ sinh
  
  
• Có đội ngũ nhân sự đủ chuyên môn
  

Giấy phép này là cơ sở để bạn đăng ký hoạt động trên các nền tảng OTA như Booking.com, Agoda, Traveloka...

3.3. Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự

Được cấp bởi Công an Quận/Huyện, giấy chứng nhận này xác nhận rằng khách sạn của bạn đảm bảo an toàn xã hội và không ảnh hưởng đến trật tự công cộng.

Điều kiện bao gồm:

• Có phương án đảm bảo an ninh
  
  
• Trang bị hệ thống camera giám sát
  
  
• Nhân sự rõ ràng, không vi phạm pháp luật

3.4. Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy

Đây là một phần không thể thiếu trong hồ sơ xin giấy phép kinh doanh khách sạn. Được cấp sau khi hệ thống PCCC được thiết kế, lắp đặt và nghiệm thu theo đúng quy chuẩn.

Yêu cầu cơ bản:

• Có hệ thống báo cháy, chữa cháy
  
  
• Trang bị bình chữa cháy, lối thoát hiểm
  
  
• Tổ chức tập huấn PCCC định kỳ cho nhân viên

3.5. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu có kinh doanh nhà hàng, ăn uống trong khách sạn)

Nếu khách sạn kinh doanh nhà hàng, buffet, bếp ăn…, bạn bắt buộc phải có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm do cơ quan y tế cấp. Đây là điều kiện để đảm bảo sức khỏe cho khách và tránh bị xử phạt trong quá trình hoạt động.

3.6. Giấy đăng ký xếp hạng sao (không bắt buộc)

Nếu muốn nâng cao thương hiệu và tiếp cận nhóm khách hàng cao cấp, bạn có thể đăng ký xếp hạng sao cho khách sạn (1–5 sao). Thẩm quyền xét duyệt thuộc Sở Du lịch hoặc Tổng cục Du lịch.

Việc xếp hạng giúp:

• Tăng uy tín trên các nền tảng đặt phòng
  
  
• Dễ dàng tham gia các chương trình xúc tiến du lịch
  
  
• Nâng tầm vị thế và giá phòng

4. Quy trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn

Để mở cửa hoạt động khách sạn hợp pháp, bạn cần phải tuân thủ đầy đủ quy trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn. Dưới đây là các bước cơ bản để hoàn tất thủ tục này:

Bước 1: Đăng ký thành lập doanh nghiệp/hộ kinh doanh

Trước khi xin giấy phép kinh doanh khách sạn, bạn cần đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KHĐT).

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Đơn đăng ký thành lập doanh nghiệp
  
  
• Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu (CMND, hộ khẩu)
  
  
• Giấy tờ liên quan đến địa điểm kinh doanh
  

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 3-5 ngày làm việc.

.Bước 2: Xin giấy phép đủ điều kiện kinh doanh lưu trú

Khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước tiếp theo là xin giấy phép kinh doanh khách sạn. Hồ sơ này sẽ được gửi đến các cơ quan chức năng để thẩm định và cấp phép.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh lưu trú theo mẫu quy định
  
  
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
  
  
• Hồ sơ phòng cháy chữa cháy (PCCC) và xác nhận an ninh trật tự từ cơ quan Công an
  
  
• Danh sách phòng ốc và trang thiết bị cơ bản (đảm bảo đáp ứng yêu cầu về diện tích, tiện nghi)
  
  

Sau khi thẩm định và kiểm tra, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép nếu khách sạn của bạn đáp ứng đủ điều kiện.

Bước 3: Hoàn thiện các giấy tờ bổ trợ khác

Tùy vào quy mô và các dịch vụ của khách sạn, bạn cần bổ sung một số giấy phép bổ trợ như:

• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu khách sạn có dịch vụ ăn uống)
  
  
• Giấy đăng ký xếp hạng sao (nếu muốn khách sạn được xếp hạng sao)
  
  
• Giấy chứng nhận bảo vệ môi trường (nếu có các dịch vụ phát sinh tác động đến môi trường)
  
  

Sau khi hoàn thành đầy đủ các thủ tục này, bạn sẽ nhận được giấy phép kinh doanh khách sạn hợp pháp và có thể bắt đầu hoạt động.

5. Một số lưu ý quan trọng

Khi mở khách sạn và xin giấy phép kinh doanh khách sạn, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

5.1. Không thể hoạt động nếu chưa có giấy phép kinh doanh khách sạn

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, giấy phép kinh doanh khách sạn là điều kiện bắt buộc để một cơ sở lưu trú được phép hoạt động. Nếu chưa có giấy phép này, cơ sở của bạn sẽ bị coi là hoạt động trái phép và có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị đình chỉ hoạt động.

5.2. Thủ tục có thể khác nhau theo địa phương

Mặc dù quy trình chung là như nhau, nhưng thủ tục xin giấy phép kinh doanh khách sạn có thể có một số khác biệt nhỏ tùy theo địa phương. Để tránh rắc rối, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan chức năng địa phương (Sở Kế hoạch và Đầu tư, Công an, Sở Du lịch) để được cập nhật chính xác về các yêu cầu và thủ tục cụ thể tại nơi mình đăng ký kinh doanh.

5.3. Giữ các giấy tờ ở nơi dễ kiểm tra

Để tránh gặp phải các tình huống kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ từ cơ quan chức năng, bạn cần lưu trữ các giấy tờ pháp lý như giấy phép kinh doanh khách sạn, giấy chứng nhận PCCC, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, v.v., ở nơi dễ dàng truy cập và kiểm tra. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình vận hành và xử lý tình huống kiểm tra từ các cơ quan chức năng.

Kết luận

Việc hoàn thiện các giấy phép kinh doanh khách sạn và thủ tục pháp lý là bước nền quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án lưu trú nào. Đầu tư đúng từ đầu không chỉ giúp bạn hoạt động hợp pháp mà còn tạo nền tảng phát triển lâu dài, ổn định và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và đối tác.